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Razones por las que un proceso automatizado facilita la vida de todos

Feb 27, 2023 | neylux, SAP Concur, Travel & Expense Tools

Después de presentar el concepto y la configuración de workcation, nos gustaría compartir nuestras experiencias con este proceso. Para ello pedimos a los departamentos implicados que compartieran sus experiencias y consejos:

Supervisores:

“Es una ayuda fantástica para mí como supervisor. Normalmente hablamos de las vacaciones y nos ponemos de acuerdo verbalmente. Pero la aprobación de la solicitud me ayuda a comprobar cómo se ajusta al calendario de nuestro proyecto y también a ver detalles como el destino para conocer las diferencias horarias. Lo mejor es que el sistema me envía una solicitud de reunión de Outlook para que el calendario de trabajo de los próximos miembros del equipo sea visible directamente en mi calendario.”

“Con este proceso de principio a fin puedo pasar por alto a mi equipo y espero que mis empleados disfruten de su estancia y de su tiempo de vacaciones de trabajo.”

“Es bueno saber que el proceso de solicitud de viajes se gestiona mediante un proceso automatizado bien definido. Puedo confiar en que, tras la aprobación del viaje, se emitirán y enviarán a mi empleado los documentos A1 y PWD necesarios. Así, cuando los empleados trabajan desde el extranjero, puedo estar seguro de que cumplimos todos los requisitos legales necesarios.”

RH:

“Para RH es importante saber dónde están los empleados en el extranjero y durante cuánto tiempo. Esto es especialmente importante en caso de catástrofes. La herramienta nos proporciona automáticamente una entrada de Outlook para cada solicitud de workcation aprobada, de modo que siempre tenemos una visión general.”

“Gracias al proceso altamente automatizado, RH ya no tiene que intervenir directamente aquí y adopta un papel de asesor. Gracias a un proceso bien estructurado y fácil de entender, las consultas de los empleados también son muy bajas.”

Equipo:

“¡Realmente no podría ser más sencillo! Sólo tardo 2 minutos en rellenar la solicitud con las fechas y el lugar desde el que quiero trabajar, y cuando se aprueba, me envían automáticamente a mi correo electrónico todos los documentos que necesito para el workcation. ¿No es esto genial?
También me da la sensación de seguridad de que puedo estar segura de que tengo todo lo que necesito y de que todo está debidamente comunicado.”

“Para mí, es genial tener más flexibilidad a la hora de reservar viajes. Al combinar vacaciones y trabajo, también es posible hacer varios viajes o viajes un poco más largos.”

“Para mí las razones por las que me encanta el workcation son mejor clima, actividades afterwork en el destino (puedo hacer excursiones y tours también entre semana), la posibilidad de estar más tiempo en un destino, ver el mundo, así como probar algo nuevo.”

En neylux nos encanta el workcation. Revise las historias de nuestro equipo sobre cómo combinan trabajo y viajes.

+ Consejos del experto:

  1. Establezca una aprobación estándar con un determinado número de días al año para los países que tengan una normativa igual o similar (por ejemplo, UE/EEE + Suiza). Las solicitudes dentro de este marco pueden aprobarse automáticamente.
  2. Al iniciar el proyecto de digitalización de sus procesos de viaje, asegúrese de que todas las partes interesadas participan desde el principio. De este modo se tendrán en cuenta todos los intereses.
  3. Esta configuración no sólo se aplica a las solicitudes de vacaciones de trabajo, sino que también puede utilizarse para viajes de negocios. De este modo, al aplicar este proceso, podrá digitalizar y simplificar toda la gestión de sus viajes.
  4. Aconsejamos y prescribimos la contratación de un seguro médico de viaje para las estancias de workcation. No todos los gastos están cubiertos por el seguro médico (por ejemplo, el transporte de ida y vuelta), lo que puede suponer considerables gastos adicionales para el viajero, sobre todo fuera del trabajo cuando se encuentra en el extranjero.
  5. También tiene sentido elaborar una guía sobre el uso de las redes, las normas de protección de datos y las reglas básicas.

 

Si quiere conocer la perspectiva de un cliente sobre este proceso, revise nuestro  webinar con Detecon. En él podrá conocer sus experiencias en la aplicación de este proceso.

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