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El proceso de solicitud interno de Workcation: un ejemplo de un experto

Feb 20, 2023 | neylux, SAP Concur, Travel & Expense Tools

En la Parte de 1 de nuestra serie Workcation, abordamos el concepto de Workcation, así como los beneficios tanto para el empleador como para los empleados.

En esta publicación queremos enfocarnos en la pregunta de cómo tratar los aspectos legales y fiscales y mostrarle un ejemplo sobre cómo las empresas pueden implementar un proceso que cubra el tema Workcation.

Probablemente sepa esto por sus viajes de negocios: cuando los empleados trabajan en otro país, hay impuestos, leyes y seguros involucrados. Y lo que hace aún más complejo esto, es que estas implicaciones varían según el país al que viajen los empleados.

Además de esto, hay otros aspectos a considerar como la protección de datos personales (especialmente en la UE).

Con SAP Concur combinado con las soluciones de neylux, este proceso se puede simplificar y automatizar tanto como sea posible, lo que deja con el mínimo esfuerzo a cada departamento involucrado.

Dependiendo de la ubicación de su empresa, los requisitos y el país al que el empleado desea viajar, el proceso se ve diferente. En neylux hemos establecido una aprobación estándar para la UE/EEE + Suiza para una determinada cantidad de días al año.

Dentro de este marco, las solicitudes se manejan así:

  1. El conector de neylux para Concur recupera los datos de la solicitud (también son posibles los datos de la reserva) de un estado determinado y luego los almacena en SAP.
  2. En nuestro caso, SAP HCM está en uso y los datos sin procesar de SAP Concur se redactan para creación A1 en SAP HCM. El viajero recibe un correo electrónico, que lo anima a finalizar la solicitud A1 en la aplicación neylux A1-Manager. Después de la liberación de la solicitud, se solicita la notificación A1 en la seguridad social y se envía de vuelta al viajero.
  3. En algunos casos especiales, nuestro proveedor de visa (como un servicio subcontratado) solicita PWD o Visa. Para este propósito usamos el conector de neylux para proveer la visa. Este producto de neylux recopila los datos de viaje de SAP Concur y algunos datos maestros del personal almacenados en SAP y los transfiere al proveedor de visas. neylux ofrece conectores para varios proveedores, que garantizan una transmisión de datos segura y protegida.

¿Cómo se ve exactamente el proceso de solicitud en uso?

  1. El empleado que viaja solicita el Workcation con una solicitud a través de Concur Request, la cual se envía automáticamente al supervisor respectivo para su aprobación o rechazo.
  2. Una vez aprobada, se solicitan los documentos necesarios para viajar, los cuales se van a crear para finalmente enviarse de manera automática al viajero.

La protección de los datos personales es un tema importante ya que está regulada por el GDPR. Con nuestra solución, los datos se extraen automáticamente de SAP Concur y se procesan en pasos paralelos para garantizar la solicitud correcta para cada tipo de solicitud, país o grupo de usuarios. De esta forma, los datos del personal están protegidos y son tratados de forma confidencial.

Encuentre toda la información de un vistazo en nuestro OnePager.

Las solicitudes fuera de este marco se verifican según cada caso individual. Sin embargo, con estas herramientas y la integración, el proceso se puede automatizar tanto como sea posible y cubrir la mayoría de los casos de Workcation dentro de neylux. Dependiendo de los requisitos de cada empresa, este proceso por supuesto puede variar.

Como puede ver, vivimos lo que predicamos, neylux no solo ayuda a otras empresas a digitalizar sus procesos, sino que también los implementamos para nosotros mismos. En la Parte 3, descubrirá nuestras experiencias con esta configuración, además de algunos consejos útiles del experto.

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