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Holen Sie das Beste aus Ihrer Ausgabenstrategie – 10 Tipps und Tricks

Mrz 22, 2023 | SAP Concur, Travel & Expense Tools

Auf der Concur Fusion in Houston haben wir für Sie einige Tipps für die Optimierung Ihrer Ausgabenstrategie aufgeschnappt. Hier unsere 10 besten Tipps und Tricks:

1 Kommunizieren Sie Ihre Vision

Es kann schwierig sein, Veränderungen voranzutreiben und die Akzeptanz im Unternehmen zu erhalten. Machen Sie es Ihren End Usern und Ihrem Führungsteam leichter, indem Sie die Vision kommunizieren.

  • Erklären Sie, warum Sie SAP-Concur-Lösungen einführen, um die Anwender zu motivieren, Power-User zu werden oder zumindest Ihre Richtlinien zu befolgen.
  • Führungskräfte sind am besten in der Lage, die Vision zu vermitteln – und sie sind am überzeugendsten für die Endanwender. (Beziehen Sie die Führungskräfte mit ein, denn sie können Ihnen bei der Anpassung von Richtlinien helfen und – was besonders wichtig ist – künftiges Unternehmenswachstum begünstigen.)

2 Unterstützen Sie Ihre End User

Haben Sie einen Ersatzkontakt, um die End User zu unterstützen, wenn Sie nicht verfügbar sind, oder erstellen Sie einen E-Mail-Alias ausschließlich für den internen Support bei Benutzerfragen (z.B. concur@IhreOrganisation).

  • Ziehen Sie den User Support Desk Service in Betracht, um Ihrem Team mehr wertvolle Zeit zu sparen.
  • Erwägen Sie die Durchführung regelmäßiger Schulungen (virtuell oder persönlich) für neue und bestehende Benutzer, um die Grundlagen, neue Funktionen und Richtlinienänderungen zu vermitteln.

3 Benutzen Sie die gesponserte Gastbenutzer Funktion

Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, mit der gesponserte Gastbenutzer Funktion ihre eigenen Ausgaben zu erfassen und ihre eigenen Reisen zu buchen. Dies verbessert die Effizienz bei der Verwaltung der Gästeausgaben und hilft Ihnen, Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen. (Hinweis: Diese Funktion muss konfiguriert werden.)

  • In Zeiten, in denen viele neue Mitarbeiter eingestellt werden, könnte die Aufnahme potenzieller neuer Mitarbeiter eine Tür für verschwenderische Ausgaben öffnen. Halten Sie die Gäste im Rahmen Ihrer Richtlinien und stellen Sie Ihnen somit zentral alle Informationen zur Verfügung, die Sie für die Buchung etc. benötigen.
  • Mit den herausragenden Funktionen der SAP Concur-Lösungen und der einfachen Einführung durch die Mitarbeiter können Sie mit der App sogar einen guten Eindruck bei Ihren neuen Mitarbeitern hinterlassen.

4 Verbessern Sie die Delegierteneffizienz

Ermöglichen Sie es den Delegierten, im Namen eines Mitarbeiters Quittungen per E-Mail an receipts@concur.com zu senden, indem sie in der Betreffzeile die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters angeben (beide müssen sich in ihrem jeweiligen Profil verifizieren). Diese Praxis steigert die Effizienz, indem sie das Anhängen von Quittungen auf der Ebene der Einzelposten fördert. Durch die Delegiertenfunktion (Professional Edition) können Admins Delegierte für all ihre Mitarbeiter erstellen und verwalten.

  • Ermöglichen Sie es den Delegierten, alle Ausgaben im Namen ihres Sponsors schnell und effizient einzureichen.
  • Erhalten Sie vollen Zugriff auf alle Ausgaben, indem Sie Belege einfacher sammeln.
  • Verbessern Sie die Erfahrung der Mitarbeiter durch die Rationalisierung von Prozessen.

5 Richten Sie persönliche Prozessor Homepages ein

Bearbeiter können in den Systemeinstellungen ihre eigene persönliche Homepage einrichten, so dass sie bei der Anmeldung direkt auf die Bearbeiterseite weitergeleitet werden, um die Effizienz zu steigern.

  • Auf diese Weise können die Bearbeiter mehr Zeit damit verbringen, die Ausgaben zu prüfen, anstatt nach zu prüfenden Posten zu suchen, was ihnen Zeit und Geld spart.
  • Dieses Tool beinhaltet viele praktische Funktionen, um die täglichen Aufgaben einfach und effizient zu gestalten.

6 Visieren Sie Mitarbeiter auf der Grundlage von Ausnahmen an

Überprüfen Sie den Standardbericht „Ausnahmen für Mitarbeiter – Details“, um zu sehen, wie viele Ausnahmen für jeden Mitarbeiter ausgelöst wurden und welche Ausnahmen dies nach Code und Stufe waren.

  • Nutzen Sie diese Daten, um gezielte Schulungen für diese Mitarbeiter zu erstellen oder mit ihnen zu kommunizieren.
  • Mithilfe des Intelligence-Dienstes können Sie einen Bericht für einen bestimmten Zeitraum erstellen, um eine Übersicht zu erhalten und zu sehen, welche Mitarbeiter die größten „Übeltäter“ sind.

7 Halten Sie Ihre Reise- und Spesenrichtlinien auf dem neuesten Stand

Ihre Reise- und Spesenrichtlinie sollte nicht stagnieren, sondern ein sich ständig weiterentwickelndes Dokument sein.

  • Überprüfen Sie Ihre Richtlinie mindestens einmal im Jahr.
  • Passen Sie Ihre Richtlinie an, oder verbessern Sie die Verwaltung Ihrer Mitarbeiter, indem Sie die Liste der Benutzer, die gegen Ihre Reiserichtlinie verstoßen haben, in Concur Travel anhand des „Verstoßcodes“ und des „Verstoßgrundes“ überprüfen.
  • Erläutern Sie in Ihrer Richtlinie das „Warum“, um das Verständnis und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern – warum ist diese Richtlinie wichtig?

8 Führen Sie Rücksendecodes ein

Implementieren Sie Rücksendecodes, um den Verarbeitern zu helfen, die Gründe für die Rücksendung von Berichten an die Benutzer zu verfolgen und zu melden. Richten Sie dann Prüfregeln ein oder führen Sie gezielte Schulungen und Mitteilungen durch, um Probleme zu lösen und zu verringern. (Diese Funktion ist für die Standard-Edition mit benutzerdefiniertem Workflow verfügbar).

  • Dies ermöglicht die Identifizierung von Richtlinien- oder Kommunikationsmängeln, die innerhalb Ihres Programms behoben werden müssen.
  • Eine konsistente Kommunikation bei der Ablehnung von Berichten stärkt die Richtlinien und verbessert die Einhaltung der Vorschriften.

9 Aktivieren Sie die teilweise Spesenabrechnungsgenehmigung

Ziehen Sie in Erwägung, die Funktion zur split expense report approval von Reisekostenabrechnungen in Concur Expense zu aktivieren.

  • Auf diese Weise kann Ihr Unternehmen, wenn z.B. nur ein Posten inkorrekt oder unvollständig ist, diesen einzelnen Posten einer Reisekostenabrechnung ablehnen, während der Restbetrag auf die Firmenkarte überwiesen oder dem Benutzer erstattet wird.
  • Auf diese Weise werden die Endanwender besser informiert, so dass sie wissen, warum eine Spesenposition abgelehnt wurde und können diese schneller überarbeiten.

10 Schaffen Sie die Genehmigung von Einzelposten durch den Manager bei Ausgaben mit geringem Risiko ab

Durch geeignete Kontrollen kann die Notwendigkeit einer Genehmigung durch den Vorgesetzten in den meisten Fällen entfallen.

  • Der Einsatz von KI und maschinellem Lernen in Ihrem Prüfungsprozess kann die Überprüfung auf 100 % erhöhen und die Effektivität verbessern.
  • Die Überprüfung aller Ausgaben durch den Vorgesetzten kann zu einer uneinheitlichen Anwendung der Richtlinien führen, wobei einige strengere Auslegungen haben als andere.
  • Klare und definierte Richtlinien verbessern die Einhaltung der Richtlinien und machen eine zusätzliche Genehmigung für gängige Ausgabenarten und -umstände überflüssig.
  • Nutzen Sie geplatzte Berichte, um die Budgetverantwortlichen über die Ausgaben zu informieren.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Hilfe und Tipps für Ihre Ausgabenstrategie benötigen.

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