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Gründe, wieso ein automatisierter Prozess das Leben leichter macht

Feb 27, 2023 | neylux, SAP Concur, Travel & Expense Tools

Nachdem wir das Konzept und den Aufbau von Workcation vorgestellt haben, möchten wir unsere Erfahrungen mit diesem Prozess teilen. Dazu haben wir die involvierten Abteilungen gebeten, ihre Erfahrungen und Tipps mitzuteilen:

Vorgesetzte:

„Für mich als Vorgesetzter ist es eine fantastische Hilfe. Natürlich würden wir normalerweise über einen Workcation-Aufenthalt sprechen und ihn mündlich vereinbaren. Aber die Anfragegenehmigung hilft mir zu prüfen, wie der Termin in unseren Projektplan passt und auch Details wie das Reiseziel zu sehen, um über Zeitunterschiede Bescheid zu wissen. Das Beste ist, dass das System mir eine Outlook-Besprechungsanfrage schickt, damit ich den Arbeitsplan des nächsten Teammitglieds direkt in meinem Kalender sehen kann.“

„Mit diesem end-to-end Prozess kann ich mein Team überblicken und hoffen, dass meine Mitarbeiter ihren Aufenthalt und ihre Arbeitszeiten genießen.“

„Es ist gut zu wissen, dass der Prozess der Reisebeantragung in einem gut definierten, automatisierten Prozess abgewickelt wird. Ich kann mich darauf verlassen, dass nach der Reisegenehmigung die erforderlichen A1- und PWD-Dokumente ausgestellt und an meinen Mitarbeiter geschickt werden. Wenn meine Mitarbeiter im Ausland arbeiten, kann ich also sicher sein, dass wir alle notwendigen rechtlichen Anforderungen erfüllen.“

Personalabteilung:

„Für die Personalabteilung ist es wichtig zu wissen, wo und wie lange sich Mitarbeiter im Ausland aufhalten. Das ist vor allem im Katastrophenfall wichtig. Das Tool liefert uns automatisch für jeden genehmigten Workcation-Antrag einen Outlook-Eintrag, so dass wir immer den Überblick haben.“

„Durch den hochautomatisierten Prozess muss HR hier nicht mehr direkt aktiv werden und nimmt eine beratende Rolle ein. Aufgrund des gut strukturierten und leicht verständlichen Prozesses sind auch die Rückfragen der Mitarbeiter sehr gering.“

Team:

„Es könnte wirklich nicht einfacher sein. Ich brauche nur 2 Minuten, um den Antrag mit den Daten und dem Ort, an dem ich arbeiten möchte, auszufüllen, und wenn die Anfrage genehmigt ist, werden mir automatisch alle Dokumente, die ich für den Workcation-Trip brauche, per E-Mail zugesendet. Wie cool ist das denn?!
Es gibt mir auch ein Gefühl von Sicherheit, dass ich sicher sein kann, dass ich alles habe, was ich brauche, und dass alles richtig kommuniziert ist.“

„Für mich ist es toll, mehr Flexibilität bei der Buchung von Reisen zu haben. Durch die Kombination von Urlaub und Arbeit sind auch mehrere oder etwas längere Reisen möglich.“

„Für mich sind die Gründe, wieso ich gerne Workcation mache, das bessere Klima, Afterwork-Aktivitäten am Zielort (ich kann auch unter der Woche Wanderungen und Touren machen), die Möglichkeit, länger am Zielort zu bleiben, die Welt zu sehen und auch mal etwas Neues auszuprobieren.“

 

Bei neylux lieben wir Workcations. Lesen Sie die Berichte unseres Teams, wie sie Arbeit und Reisen miteinander verbinden.

+ Tipps vom Experten:

  1. Richten Sie eine Standardgenehmigung mit einer bestimmten Anzahl von Tagen pro Jahr für Länder ein, die gleiche oder ähnliche Vorschriften haben (z. B. EU/EWR + Schweiz). Anträge innerhalb dieses Rahmens können automatisch genehmigt werden.
  2. Wenn Sie das Projekt zur Digitalisierung Ihrer Reiseprozesse starten, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten von Anfang an einbezogen werden. Auf diese Weise können alle Interessen berücksichtigt werden und man geht von Anfang an in die richtige Richtung.
  3. Diese Vorgehensweise gilt nicht nur für Workcation-Anträge, sondern kann auch für Geschäftsreisen genutzt werden. Durch die Implementierung dieses Prozesses können Sie also Ihr gesamtes Reisemanagement digitalisieren und vereinfachen.
  4. Wir empfehlen den Abschluss einer Reisekrankenversicherung für Workcation-Aufenthalte. Nicht alle Kosten werden von der Krankenversicherung übernommen (z.B. Rücktransport), was zu erheblichen Mehrkosten für den Reisenden führen kann – vor allem außerhalb der Arbeit, während man im Ausland ist.
  5. Sinnvoll ist auch die Erstellung eines Leitfadens für die Nutzung von Internet, Datenschutzbestimmungen und Grundregeln.

 

Wenn Sie die Perspektive eines Kunden zu diesem Prozess hören wollen, schauen Sie sich unser Webinar mit Detecon an. Dort erfahren Sie mehr über deren Erfahrungen bei der Umsetzung dieses Prozesses.

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