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Der interne Workcation-Antragsprozess – ein Beispiel eines Experten

Feb 20, 2023 | neylux, SAP Concur, Travel & Expense Tools

In Teil 1 unserer Workcation-Serie haben wir uns mit dem Konzept der Workcation sowie den Vorteilen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer beschäftigt.

In diesem Beitrag wollen wir uns auf die Frage konzentrieren, wie man mit rechtlichen und steuerlichen Aspekten umgeht und Ihnen ein Beispiel zeigen, wie Unternehmen einen Prozess implementieren können, der das Thema Workcation abdeckt.

Sie kennen das wahrscheinlich von Ihren Geschäftsreisen – wenn Mitarbeiter in einem anderen Land arbeiten, gibt es Steuern, Gesetze und Versicherungen, die beachtet werden müssen. Und was die Sache noch komplexer macht: Je nach Land, in das die Mitarbeiter reisen, sind diese Auswirkungen unterschiedlich.
Hinzu kommen weitere Aspekte wie der Datenschutz (vor allem in der EU), die zu beachten sind.

Mit SAP Concur in Kombination mit den Lösungen von neylux kann dieser Prozess vereinfacht und weitestgehend automatisiert werden, so dass jede beteiligte Abteilung nur noch minimalen Aufwand hat.

Je nach Standort Ihres Unternehmens, den Anforderungen und dem Land, in das der Mitarbeiter reisen möchte, sieht der Prozess anders aus.
Wir von neylux haben eine Standardgenehmigung für EU/EWR + Schweiz für eine bestimmte Anzahl von Tagen pro Jahr eingerichtet.

Innerhalb dieses Rahmens werden die Anträge wie folgt bearbeitet:

neylux workation process from the request, check through neylux Concur Connector, neylux A1-App, SAP HCM to results via Email
    1. neylux Connector for Concur holt Anfragedaten (auch Buchungsdaten sind möglich) eines bestimmten Status ab und speichert die Daten dann in SAP.
  1. 2. In unserem Fall ist SAP HCM im Einsatz und die SAP Concur-Rohdaten werden dann für die A1-Erstellung in SAP HCM herangezogen. Der Reisende erhält eine E-Mail, die ihn auffordert, den A1-Antrag in der neylux A1-Manager App zu finalisieren. Nach Freigabe des Antrags wird die A1-Benachrichtigung bei der Sozialversicherung angefordert und an den Reisenden zurückgesendet.

  2. In einigen Sonderfällen fordert unser Visa-Provider (als ausgelagerte Dienstleistung) PWD oder Visa an. Zu diesem Zweck verwenden wir den neylux Connector for Visa Provider. Dieses neylux-Produkt sammelt die Reisedaten aus SAP Concur und einige in SAP hinterlegte Personalstammdaten und überträgt sie an den Visa-Provider. neylux liefert Konnektoren für mehrere Provider, die eine sichere Datenübertragung gewährleisten.

Wie genau sieht der Antragsprozess im Einsatz aus?

workcation request process steps from Traveler, supervisor, system, Email until the travel
  1. Der reisende Mitarbeiter beantragt den Workcation-Aufenthalt mit Concur Request, der automatisch an den jeweiligen Vorgesetzten zur Genehmigung/Ablehnung weitergeleitet wird.

  2. Nach der Genehmigung werden die für die Reise benötigten Dokumente automatisch angefordert, erstellt und schließlich an den Reisenden gesendet.

Der Schutz von Personaldaten ist ein wichtiges Thema, da es durch die DSGVO geregelt ist. Mit unserer Lösung werden die Daten automatisch aus SAP Concur gezogen und in parallelen Schritten verarbeitet, um sicherzustellen, dass für jeden Antragstyp, jedes Land und jede Benutzergruppe der richtige Antrag gestellt wird. Auf diese Weise werden die Personaldaten geschützt und vertraulich behandelt.

Finden Sie alle Informationen auf einen Blick in unserem OnePager.

Anfragen außerhalb dieses Rahmens werden je nach Einzelfall geprüft. Mit diesen Tools und der Integration kann dieser Prozess jedoch weitestgehend automatisiert werden und deckt innerhalb von neylux den Großteil der Workcation-Fälle ab. Je nach den Anforderungen des einzelnen Unternehmens kann dies natürlich variieren.

Wir praktizieren, was wir predigen – wie Sie sehen, hilft neylux nicht nur anderen Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse, sondern wir haben diese auch selbst umgesetzt. In Teil 3 erfahren Sie, welche Erfahrungen wir mit diesem Aufbau gemacht haben, plus hilfreiche Tipps vom Experten.

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